Registrar el tiempo de trabajo de los empleados no es solo una buena práctica de gestión. En Portugal, es una obligación legal para todas las empresas, sin importar su tamaño o sector de actividad. Sin embargo, a pesar de esta obligatoriedad, muchas organizaciones aún no tienen claro qué deben registrar, cómo hacerlo o cuáles son los riesgos de no cumplir con esta exigencia.
Con los cambios de los últimos años —como el crecimiento del trabajo remoto, el aumento de la fiscalización digital y la necesidad de automatizar tareas administrativas— el tema ha cobrado una nueva relevancia. Gestionar horarios y asistencia de forma eficiente ya no es solo una cuestión de cumplimiento, sino también una ventaja competitiva.
Este guía fue creada para aclarar todas las dudas sobre el registro del tiempo de trabajo en Portugal en 2025. A lo largo de los próximos apartados, explicamos qué dice la ley, qué debe ser controlado, cuáles son los métodos más utilizados, los riesgos del incumplimiento y las soluciones más eficaces para mantener a su empresa en conformidad — sin complicaciones innecesarias.
Si gestiona personas, este contenido es para usted.
En esta guía encontrará:
- Qué es el registro del tiempo de trabajo en Portugal
- ¿Es obligatorio registrar el tiempo de trabajo?
- ¿Existen excepciones a esta obligación?
- Qué debe registrar la empresa
- Qué significa un registro fidedigno y accesible
- Riesgos de no cumplir con esta obligación legal
- Métodos más comunes de registro de tiempo
- Tendencias para 2025
- Qué caracteriza a una buena solución digital
- Conclusión y próximos pasos
- Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar el tiempo de trabajo en Portugal?
Sí, es obligatorio. El registro del tiempo de trabajo de los empleados es una exigencia expresa del artículo 202.º del Código del Trabajo portugués, y se aplica a la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, estructura o sector.
Este artículo establece que el empleador debe mantener, en un lugar accesible, un registro fidedigno del tiempo de trabajo de cada trabajador. Esta obligación incluye tanto a los trabajadores con horarios fijos como a aquellos con horarios flexibles, turnos rotativos o que trabajen en régimen de teletrabajo.
El objetivo es garantizar que las horas de trabajo, pausas, horas extraordinarias, descansos y demás elementos de la jornada laboral estén debidamente documentados y disponibles para consulta — especialmente durante inspecciones de la Autoridad para las Condiciones del Trabajo (ACT).
La legislación portuguesa sigue las directrices de la Unión Europea, especialmente la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la UE, que refuerza la necesidad de registros objetivos y fiables que permitan comprobar el cumplimiento de las normas relativas al tiempo de trabajo y descanso.Es importante destacar que la falta de registros o la existencia de registros incompletos puede considerarse una infracción grave, con consecuencias legales y financieras para la empresa.
Incluso las empresas con estructuras pequeñas deben asegurarse de que pueden presentar registros válidos y accesibles en cualquier momento — no solo por obligación legal, sino por la seguridad de quienes lideran.
¿Existen excepciones?
Existen algunos casos específicos en los que el registro horario no es obligatorio, como en el caso de trabajadores exentos de horario, especialmente directivos con plena autonomía en la gestión del tiempo.
Sin embargo, incluso en estos casos, puede ser necesario mantener registros si existe algún tipo de control directo o parcial sobre la jornada laboral.
Por ello, la recomendación general —incluida la de asesores jurídicos y técnicos de seguridad laboral— es que todas las empresas mantengan registros actualizados y accesibles del tiempo de trabajo, independientemente del régimen aplicado a cada colaborador.
En resumen: Sí, el registro del tiempo de trabajo es una obligación legal clara en Portugal.
Y más que eso: es una forma eficaz de proteger a la empresa, a sus gestores y a los empleados, garantizando una relación laboral transparente, justa y conforme a la ley.
¿Qué debe registrar la empresa?
El simple acto de «fichar» ya no es suficiente para cumplir con la legislación.
Lo que la ley portuguesa exige es un registro completo, fiable y accesible que abarque todos los elementos clave de la jornada laboral.
Más allá de registrar entradas y salidas, la empresa debe poder documentar toda la jornada laboral de forma clara, auditable y disponible en caso de inspección.
A continuación, los principales elementos que debe contener un registro de tiempo de trabajo legalmente válido:
1. Hora de entrada y de salida
Es obligatorio registrar el inicio y el fin de cada jornada laboral diaria, de forma precisa y fechada.
En los regímenes con pausas programadas (por ejemplo, almuerzo), también debe haber registro de salida y reingreso, o justificación según el horario.
2. Duración del trabajo realizado
El sistema debe permitir verificar cuántas horas efectivas se trabajaron cada día y cada semana.
Esto implica un cálculo automático o declarado, con indicación clara de posibles desviaciones respecto al horario normal.
3. Horas extraordinarias
Las horas extra deben registrarse de forma separada, indicando la fecha, duración y preferiblemente la justificación que dio lugar a su realización.
También deben estar en conformidad con los límites legales para trabajo suplementario.
4. Pausas y tiempos de descanso
Cuando existen pausas dentro de la jornada, deben estar registradas o contabilizadas, especialmente si se descuentan del tiempo de trabajo (como el almuerzo o descansos obligatorios).
5. Vacaciones, ausencias y otros tipos de inasistencia
El registro también debe incluir días no trabajados, indicando el motivo: vacaciones, feriados, baja médica, ausencias justificadas o injustificadas, licencias, etc.
Estos datos deben estar fácilmente accesibles para informes, auditorías o procesos de nómina.
6. Cambios de turno, horarios rotativos o flexibles
Cuando el trabajador tiene un régimen de horario variable (por ejemplo, turnos semanales), la empresa debe poder asociar los registros al horario asignado de cada día.
Esto es esencial para identificar errores y calcular horas extra con precisión.
Tener un sistema que registre todo esto de forma automática reduce errores y mejora la fiabilidad de los datos — esencial para nóminas, auditorías y toma de decisiones.
¿Registro válido: ¿qué significa “fidedigno y accesible”?
Para cumplir con la legislación, el registro del tiempo de trabajo debe ser:
- Fidedigno: no puede ser alterado manualmente sin dejar rastro; debe reflejar fielmente la realidad de la jornada del trabajador.
- Accesible: debe estar disponible para su consulta en cualquier momento, tanto por la ACT como por el propio empleado.
- Almacenado y conservado: debe guardarse por el empleador durante al menos 5 años, conforme a la ley.
El registro exigido legalmente va mucho más allá de anotar entradas y salidas. Las empresas deben garantizar un sistema que permita registrar, calcular y justificar todos los elementos del tiempo de trabajo. Y cuanto más automatizado y organizado sea ese sistema, mayor será la seguridad jurídica y operativa de la organización.Cuanto más automatizado y organizado sea el sistema, mayor será la seguridad jurídica y operativa para la empresa.
¿Cuáles son los riesgos de no cumplir con esta obligación legal?
No cumplir con la obligación de registrar el tiempo de trabajo conlleva riesgos reales para cualquier empresa, tanto a nivel legal como operativo y reputacional. Aunque muchas organizaciones retrasan la implementación de un sistema por falta de tiempo o por subestimar la urgencia, ignorar esta obligación puede salir caro — y en más de un sentido.
A continuación, detallamos los principales riesgos de no contar con un sistema de registro fidedigno y actualizado:
1. Multas y sanciones de la Autoridad para las Condiciones del Trabajo (ACT)
La ACT está legalmente facultada para fiscalizar el cumplimiento de la legislación laboral, incluida la existencia de registros de jornada.
En caso de incumplimiento, la empresa puede ser sancionada con una infracción grave, lo que puede traducirse en multas elevadas — que varían según el número de empleados y la reincidencia.
Además, en situaciones de denuncia o conflicto laboral, la ausencia de registros puede agravar la posición de la empresa en la evaluación de su conducta.
2. Dificultad para defenderse en un litigio laboral
Cuando no existe un registro fiable de las horas trabajadas, la empresa pierde fuerza legal para defenderse en casos de conflicto con empleados — por ejemplo, ante demandas por horas extras no pagadas, incumplimiento de descansos legales o discriminación en la gestión de turnos.
Sin un registro objetivo y verificable, el testimonio del trabajador tiende a prevalecer en tribunales, especialmente si hay indicios de que la empresa no cumplió con su obligación legal.
3. Pagos incorrectos de salarios u horas extraordinarias
Sin un sistema fiable de control horario, es común que se produzcan errores en la nómina: pagos duplicados, días no registrados, omisiones o recuentos incorrectos de horas trabajadas.
Estos errores impactan directamente en las finanzas de la empresa y pueden generar tensiones internas, pérdida de motivación y desgaste en la relación laboral.
Además, errores frecuentes en las nóminas pueden dar lugar a inspecciones de la Seguridad Social o la Agencia Tributaria (AT).
4. Falta de control sobre la productividad y planificación de recursos
El registro del tiempo de trabajo no es solo una cuestión legal: también es una herramienta clave para analizar la productividad, gestionar turnos de forma eficiente y planificar recursos en base a datos reales. Cuando esa información es inexistente o está desorganizada, es difícil tomar decisiones estratégicas fundamentadas — y fácil malgastar tiempo y presupuesto.
5. Reputación de la empresa ante empleados y socios
Las empresas que muestran desorganización o falta de transparencia en la gestión horaria pueden ver afectada su reputación, tanto ante sus equipos como ante socios y organismos reguladores. En un mercado cada vez más exigente en términos de cumplimiento, contar con un sistema fiable de control horario es también una muestra de profesionalismo.
Los riesgos de no registrar el tiempo de trabajo van mucho más allá de una simple multa.
Son vulnerabilidades legales, fallos operativos y daños potenciales a la imagen de la empresa.
Prevenir es más rentable que corregir. Y hoy en día, con soluciones accesibles y fáciles de implementar, no hay razón para seguir postergando este proceso.
Regularizar esta obligación no requiere grandes inversiones ni procesos complejos.
La tecnología actual ofrece soluciones asequibles, configurables y adaptadas a la realidad de cualquier pyme.
Métodos más comunes de registro del tiempo de trabajo: ventajas y desventajas
Las empresas en Portugal utilizan diferentes métodos para registrar la jornada laboral de sus empleados. Desde el clásico libro en papel hasta plataformas digitales en la nube, cada sistema tiene sus puntos fuertes y sus limitaciones.
En esta sección, presentamos una visión clara y comparativa de los principales métodos, para que pueda evaluar cuál se adapta mejor a su organización — o entender por qué podría ser el momento de cambiar.
1. Registro manual en papel (libro de firmas)
Ventajas:
- Fácil de implementar
- Bajo coste inicial
- Familiar para equipos con poca alfabetización digital
Desventajas:
- Fácilmente manipulable o extraviable
- Propenso a errores y olvidos
- No cumple con los criterios de accesibilidad y fiabilidad exigidos por la ACT
- Requiere validación manual y transcripción a otros sistemas
- Difícil de auditar o analizar posteriormente
Conclusión: No es adecuado para contextos con inspección frecuente, turnos múltiples o necesidad de información fiable y verificable.
2. Hojas de Excel o sistemas caseros
Ventajas:
- Familiar y de fácil acceso
- Permite cierto nivel de personalización
Desventajas:
- No garantiza integridad de los datos (cualquiera puede modificar los valores)
- No ofrece trazabilidad (no hay historial de cambios)
- No gestiona pausas, vacaciones ni turnos de forma estructurada
- Alto riesgo de errores humanos en la introducción y cálculo de horas
- Dificultad para asegurar cumplimiento legal y generar informes auditables
Conclusión: Mejor que el papel, pero insuficiente en términos de seguridad jurídica, eficiencia y cumplimiento normativo.
3. Reloj de fichaje físico (tarjeta, código o biometría)
Ventajas:
- Control local más fiable que métodos manuales
- Genera registros automáticos de entrada y salida
- Algunos modelos avanzados incluyen reconocimiento facial o huella digital
Desventajas:
- Requiere inversión en hardware e instalación
- Poca flexibilidad para equipos en movilidad o teletrabajo
- Dificultad de integración con software de nóminas o gestión de vacaciones
- Puede requerir mantenimiento técnico frecuente
- En muchos casos no están conectados a la nube, impidiendo acceso remoto o actualizaciones en tiempo real
Conclusión: Adecuado para empresas con operaciones centralizadas y equipos fijos, pero limitado en conectividad y escalabilidad.
4. Plataforma digital basada en la nube (app o web)
Ventajas:
- Cumple con la legislación portuguesa y europea
- Acceso en tiempo real desde cualquier lugar
- Registro con geolocalización, biometría facial, PIN y/o fotografía
- Automatización de turnos, vacaciones, ausencias e informes
- Integración con software de nóminas, contabilidad o ERP
- Escalable y adaptable a empresas de cualquier tamaño o sector
- No requiere instalación técnica ni hardware específico
Desventaja:
- Requiere conexión a internet (aunque muchas funcionan offline con sincronización posterior)
Conclusión: Es la solución más segura, flexible y eficiente para empresas que buscan cumplimiento legal, eficiencia operativa y control remoto.
Comparativa resumida:
Aunque los métodos tradicionales parezcan más simples, tienden a fallar en los puntos críticos: seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo. Por otro lado, las soluciones digitales en la nube cumplen con todos los requisitos técnicos, legales y operativos exigidos en 2025 — y facilitan enormemente la vida de quien gestiona personas.
Tendencias para 2025: ¿qué ha cambiado y qué está por venir?
El registro del tiempo de trabajo está lejos de ser solo una formalidad legal. En 2025, se entiende cada vez más como una herramienta estratégica de gestión: un reflejo directo de cómo una empresa valora el tiempo, la productividad y la transparencia.
A continuación, las principales tendencias que ya están transformando el control horario en las empresas portuguesas — y que seguirán marcando el futuro:
1. Trabajo remoto y modelos híbridos llegaron para quedarse
El crecimiento del teletrabajo obligó a las empresas a replantearse sus sistemas de control de asistencia.
Ya no basta con tener un reloj físico en la sede: es necesario garantizar que todos los empleados, estén donde estén, puedan registrar su jornada de forma legal y segura.
Soluciones basadas en la nube — accesibles desde móvil o PC — se han vuelto esenciales, no solo por comodidad, sino por necesidad funcional.
2. Inspecciones más digitales y menos predecibles
La ACT ha modernizado sus métodos de inspección. Ya no se trata solo de visitas físicas o revisión de libros.
Ahora se solicitan informes digitales, con historial de modificaciones, trazabilidad y exportación estructurada.
Los sistemas que no permiten responder rápidamente con datos fiables ponen a la empresa en riesgo real de sanción.
3. Crece el uso de apps con geolocalización e identificación digital
Los métodos de autenticación están evolucionando. Las soluciones más robustas combinan:
- Geolocalización (para verificar el lugar del fichaje)
- PIN personal + fotografía (para evitar fichajes falsos)
- Reconocimiento facial o fotografía como respaldo visual
Esto refuerza la seguridad del sistema y aumenta la responsabilidad individual del empleado.
4. Integración con nóminas, ERP y contabilidad
Las empresas modernas quieren automatizar al máximo. Una tendencia clave es la integración entre el sistema de fichaje y los softwares de nóminas o ERP, lo que permite:
- Reducir errores en los sueldos
- Agilizar el cierre mensual de horas
- Aumentar la eficiencia administrativa sin tareas duplicadas
5. Enfoque creciente en la experiencia del empleado
Flexibilidad, bienestar y autonomía son valores cada vez más importantes en las relaciones laborales.
Tener un sistema transparente, fácil de usar y que respete el tiempo del trabajador mejora directamente la cultura empresarial.
Las herramientas modernas buscan equilibrar el control con la confianza, adaptándose al estilo de trabajo de cada organización.
En 2025, registrar el tiempo de trabajo ya no es solo una obligación legal — es una oportunidad para modernizar, ganar eficiencia y fortalecer la relación entre empresa y trabajador. Las empresas que se adelantan a estas tendencias ganan agilidad, seguridad y competitividad.
¿Qué caracteriza a una buena solución de registro de tiempo digital?
No todas las herramientas de control horario son iguales. Con el crecimiento de las soluciones digitales disponibles, es fundamental saber qué debe ofrecer realmente una plataforma de fichaje que sea fiable, legal y adaptada a la realidad de su empresa.
A continuación, le presentamos los criterios esenciales a tener en cuenta antes de elegir una solución — ya sea gratuita, de pago, nacional o internacional.
1. Cumplimiento de la legislación portuguesa
El primer y más importante criterio es que cumpla con el Código del Trabajo portugués, concretamente el artículo 202.º. La solución debe garantizar que los registros sean:
- Fidedignos
- Accesibles
- Completos (entradas, salidas, pausas, horas extras, ausencias)
- Conservados durante el periodo exigido por ley
Además, debe permitir exportar fácilmente los datos en formatos aceptados por la ACT (PDF, Excel, CSV).
2. Facilidad de uso
Una buena plataforma debe ser intuitiva, tanto para los empleados que fichan como para los gestores que analizan los registros.
Evite sistemas excesivamente técnicos o con una curva de aprendizaje alta. La adopción rápida depende de una interfaz clara y funciones fáciles de entender.
3. Acceso multiplataforma
Es esencial que la herramienta funcione en varios dispositivos:
- Móvil (iOS, Android y Huawei)
- Tablet (en puntos fijos de trabajo)
- Navegador web (para administradores y gestores)
- Opcionalmente, smartwatch o terminal biométrico
Esta versatilidad permite adaptarse a equipos en teletrabajo, en campo, en tienda o en oficina.
4. Funcionalidades de autenticación fiable
Para garantizar que quien ficha es realmente el trabajador autorizado, la plataforma debe incluir mecanismos de validación como:
- Biometría con reconocimiento facial
- PIN personal + fotografía
- Fotografía automática al momento de fichar
- Geolocalización
- Historial de accesos y modificaciones
Esto ayuda a prevenir fraudes internos, como el fichaje entre compañeros.
5. Informes automáticos y personalizables
El sistema debe permitir generar informes listos para usar en: procesamiento de nóminas, control de horas extras, validación de vacaciones, auditorías internas o inspecciones de la ACT. Idealmente, debe permitir:
- Agrupar por empleado, equipo o periodo
- Exportar en diferentes formatos
- Programar envíos automáticos
6. Integración con software de gestión o ERP
Una buena solución no debe funcionar de forma aislada. Debe ser compatible con los sistemas que la empresa ya utiliza, como:
- Software de nóminas (PHC, Primavera, etc.)
- Gestión de RR. HH.
- ERP o contabilidad
Esto reduce errores y evita tareas duplicadas.
7. Soporte técnico y actualizaciones continuas
El soporte postventa suele pasarse por alto, pero marca la diferencia en momentos críticos. Es importante contar con un equipo de asistencia en portugués, accesible y eficaz.
El software también debe recibir actualizaciones constantes, tanto para:
- Adaptarse a cambios legales
- Añadir nuevas funcionalidades
- Mejorar la seguridad
8. Precio justo y escalable
La solución ideal permite empezar con un plan accesible y crecer junto con la empresa. Evite herramientas con costes ocultos, tasas de instalación o contratos largos obligatorios. Priorice modelos de suscripción claros, transparentes y ajustados al número de empleados activos.
Ejemplo de solución que cumple todos estos requisitos:
CucoCloud es una plataforma portuguesa que responde a todos los puntos anteriores:
- Cumple con el Código del Trabajo
- Interfaz intuitiva con apps para varios dispositivos
- Validación por biometría facial, PIN + fotografía, geolocalización y control visual
- Informes automáticos y exportables
- Integración con software nacional
- Precios desde 0,50 € por usuario/mes, sin necesidad de instalación
- Soporte técnico en portugués
Una buena solución de control horario digital no debe ser solo una herramienta para fichar.
Debe ser un sistema completo, fiable, flexible y legal, que ofrezca tranquilidad a la gestión y facilite el día a día de toda la empresa.
Conclusión: cómo simplificar la gestión del tiempo de trabajo en su empresa
Registrar el tiempo de trabajo ya no es una tarea opcional ni meramente burocrática. En 2025, es una exigencia legal, una responsabilidad empresarial y, cada vez más, una oportunidad para mejorar la gestión interna, fomentar la transparencia y ahorrar tiempo.
Si ha llegado hasta aquí, ya lo sabe: cumplir la ley es solo el comienzo. Con las herramientas adecuadas, el control horario deja de ser un riesgo para convertirse en una ventaja competitiva.
A lo largo de esta guía, vimos que:
- La legislación portuguesa exige un registro fidedigno y accesible del tiempo de trabajo
- La ausencia de registros puede resultar en multas, litigios y pérdidas operativas
- Los métodos manuales no garantizan conformidad ni fiabilidad
- La digitalización ofrece ventajas claras: precisión, movilidad, automatización e integración
- Elegir la plataforma adecuada permite transformar esta obligación en un proceso ágil y eficaz
Para empresas con equipos en movilidad, turnos rotativos, múltiples ubicaciones o modelos híbridos, seguir usando métodos antiguos ya no es una opción segura — ni práctica.
¿La buena noticia? Hoy en día, es posible cumplir con la ley, automatizar procesos y mejorar la gestión del equipo con una solución digital accesible y fácil de implementar.
Adoptar un sistema digital puede ser el paso más simple y seguro que dé este año. CucoCloud es una solución portuguesa, intuitiva y asequible, diseñada para garantizar conformidad legal y facilitar el día a día de quienes gestionan personas. Lo más difícil es seguir gestionando a ciegas.
¿Aún tiene dudas sobre el registro del tiempo de trabajo?
Sabemos que este tema genera muchas preguntas — especialmente cuando se trata de cumplir con la ley y evitar riesgos empresariales. Por eso, hemos recopilado aquí las preguntas más frecuentes de nuestros clientes, con respuestas claras, directas y prácticas.
1. ¿Qué es el registro del tiempo de trabajo en Portugal?
Es la obligación legal de documentar las horas de entrada, salida, pausas y horas extra de los empleados, según el artículo 202.º del Código del Trabajo.
2. ¿Es obligatorio en todas las empresas?
Sí. Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben mantener un registro fidedigno y accesible del tiempo de trabajo.
3. ¿Quién está exento de registrar la jornada?
Solo los trabajadores exentos de horario (por ejemplo, altos cargos con autonomía total). Sin embargo, incluso en estos casos se recomienda llevar registros, sobre todo si hay algún tipo de control del tiempo.
4. ¿Cómo garantizar el cumplimiento legal?
Utilizando una solución digital que permita trazabilidad, validación, almacenamiento seguro y exportación de los datos según exige la ACT.
5. ¿Cuáles son los riesgos de no cumplir?
Desde multas elevadas hasta conflictos laborales, problemas con nóminas y daño a la reputación de la empresa.
6. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?
Mínimo 5 años, según la legislación laboral portuguesa.
7. ¿Son válidas las hojas de Excel o libros en papel?
No. Estos métodos no garantizan fiabilidad, trazabilidad ni accesibilidad. Pueden ser considerados inválidos en caso de inspección.
8. ¿Cómo funciona una solución digital?
Los empleados fichan desde una app o un ordenador. Los datos se guardan en la nube con historial, informes automáticos y validación mediante PIN, geolocalización o biometría.
9. ¿Qué debe incluir un registro válido?
Entradas, salidas, pausas, horas extras, ausencias (justificadas o no), vacaciones, cambios de turno y horarios rotativos.
10. ¿Cuál es la mejor forma de modernizar el control horario?
Adoptar una plataforma digital como CucoCloud, que cumple con la ley, reduce errores administrativos y automatiza el proceso con informes listos para usar.
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Cumplir con la ley es solo el primer paso. Con la solución adecuada, el registro del tiempo se convierte en una herramienta de gestión eficiente, fiable y preparada para las exigencias actuales — sin papeleo, sin errores y sin complicaciones.
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